2018/07/05

結婚式の招待人数が足りない!友人を人数合わせで呼ぶのはあり?

 

結婚式に急な欠席はつきものです。

でも結婚式を決めた式場のプランは〇名様以上という最小人数のくくりがあって、キャンセルしてしまうと人数が足りなくなるから人数合わせで友人を呼んだらどうか?と考えるカップルもいるでしょう。

そこでこちらでは急なキャンセルで人数が足りなくなってしまった時の対処法をご紹介します。

 

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結婚式の招待人数が足りなくなった時にすること

突然の出来事があってやむなく結婚式を欠席するゲストが出る。

それは人数に関わらず結婚式ではよくあることです。

 

ただお願いしていた式場のプランに適応人数の決まりがあって、始めからギリギリの人数だった場合それに満たなくなってしまうことがありますが、もしそうなってしまった場合はどうしたらいいのでしょう。

こちらではまず欠席者が出た時の対応を順番に説明しますね。

 

①代理が来るかどうかを確認する

親族での結婚式の場合、おじさんやおばさんが出席できなくなるとその息子さん(従兄弟)や娘さん(従姉妹)が代わりに出席するということがよくあります。

相手も急な欠席だと迷惑がかかることはわかっていますからね。

なのでまずは代理の人がくるかどうかを確認しましょう。

 

②式場に欠席の連絡をする

もし代理の人も来ないことがわかったら式場に人数変更の連絡をします。

 

ここで問題なのが欠席者が出ることで最小人数を割ってしまう場合です。

これは式場や欠席の理由・時期にもよりますが、契約した時点でプランに「〇名~」と書かれていたらそれ以下だと使えないもしくは特典などがつかないか、保証金として足りない人数分の料金を支払うしかありません。

 

注意ただしまだ日にちに余裕があるならしばらくはそのままで一度式場にキャンセルについての詳細を詳しく聞いておくだけに留めておきましょう。

 

③式場に再度金額を提示してもらう

ゲストの欠席が確定した場合、式場の決まりにのっとって現時点での見積もりを出し直してもらいましょう。

見積もりはこんなところを注意して見てみます。

 

A:単に時期に応じた1人分のキャンセル料だけが発生している
⇒かなり良心的

B:保証金として不足人数分を支払えばプランや特典が適応される
⇒結構良心的

C:人数が不足なのでプランも特典も適応なしで積み上げ式の金額になっている
⇒かなりキビシイ(ドライ?)

 

④取り消し内容を確認

見積もりが出たら契約した時に何か約束していたことはないか、サインなどはしていないかを確認してみます。

そこでもし食い違うところがあれば式場に納得のいく説明をしてもらいましょう。

 

またキャンセル料を含めた見積もりが先程③でご紹介した【A:かなり良心的、B:結構良心的】な金額なら仕方ないとあきらめるべきラインです。

でも【C:かなり厳しい】なら金額は相当アップするので一度もう少しなんとかならないか交渉してみた方が良いでしょう。

 

POINT1-2名程度の不足であれば、不幸ができたとか入院したなどのやむを得ない事情であれば柔軟に対応してくれる式場もあるので正直に細かく事情を説明してみても損はないと思いますよ。

 

これが一般的な人数が変更になった時にすることです。


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結婚式に急に友人を人数合わせで呼ぶのはあり?

相談はしてみたけど残念ながらやっぱり人数が足りないとプランや割引は適応できないと言われることもあるでしょう。

 

そんな時じゃあ人数合わせで友人を呼んだらどうかと考える人もいますが、これはとても失礼なことなので絶対に”なしです!

 

もし式まであと1カ月しかないとか、他の友人には既に招待状を送っているのであれば人数合わせで呼んだということは確実にバレます。

もしあなたが反対の立場だったらどう思いますか?

私だったら絶対に行かないし、それからの付き合い方すらも考えちゃいます。

 

金額はどれくらいプラスになってしまうかはそれぞれですが、せっかくの結婚式なのに友人との友情にヒビが入ることにもなりかねませんし、あなたが非常識だという認識が他の友人にも広がってしまっては元も子もありませんよ。

 

POINTなくなった信用や友情を取り戻すのはお金以上に大変なことです。

 

少人数の結婚式の人数不足をスマートに補う方法

声をかけていなかった友人を急に誘うのは”なし”です。

でも少人数の結婚式と言うことはほとんどが親戚のはずなので、もし気軽に相談できる人がいればこんな方法で声をかけてみるのは”あり”でしょう。

 

①来たいと言っていた親戚に声をかける

人数の関係で泣く泣く招待するのをあきらめたり断った親戚や配偶者などがいれば

「急に○○さんが入院しちゃって1人欠席が出たの。人数の関係では入れないってお断りしておきながら何だけどもし良かったら来てもらえないかな?」

という感じで声掛けしてみてもいいでしょう。

 

②相手側にも確認してみる

もしこちら側ではなく相手側に出席を諦めてもらった人がいればそちらにも声を掛けてもらうというのもありです。

 

「あちら側で体調が悪く入院した人が出たということを聞いたので、それなら是非招待したかった○○さんに来て頂いたらどうかと一番に思いまして。一度お断りしてしまったので申し訳ないんですがご検討頂けたら嬉しいのですが。」

という感じなら相手の方もならば!と思って出席してくれるかもしれません。

 

③そのまま出席扱いにしてもらう

これは実際に何度かあったのですが本当に数日前だと誰かに声をかけるのも悪いし、キャンセル料もほぼ全額かかってしまいますよね。

だからもう欠席ではなく出席扱いにしてもらって料理も引出物もすべてつけてもらうんです。

 

すると大体1人くらいは2人分食べれちゃうゲストがいるものなのでその人に料理は食べてもらうとか、当日運転手や付き添いで式に出席しているゲストのご主人や奥様に平服で良いから参加して召し上がってもらうんです。

また引出物はそのまま自分達の記念にとっておいてもいいし、欠席した人があとからご祝儀を持ってきた場合にお返しとして使うこともできますしね。

 

POINT心おきなく話せる大切な人だからこそ相談できること。こんなことができるのも少人数の結婚式ならではです。

 

さいごに

急な欠席で式場の最小人数に満たない場合の対処法を色々とご紹介しましたが、一番大事なことはひとつ!

 

少人数の結婚式にした意味を冷静に考えて結論を出すことです。

 

本当に大切な人だけを招待したいのであれば多少の金額アップは仕方ないし、それを穴埋めするめに信用を失っては本末転倒です。

結婚式にはみんなに気持ち良く出席してもらって心からお祝いしてもらえるようにすることが何よりも大事なこと。そう思えば自然とするべきことが見えてくるはずですよ。

 

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